대만에서 본격적으로 카페를 준비하면서 한국의 카페들을 보니, 한국의 카페들은 대체로 뭔가 잘 준비가 되어 있더군요. 물론 제가 대만에서는 약간 시골에 살아서 그럴 수도 있고, 한국은 주로 대도시의 카페만 봐서 그럴 수도 있는데 아무래도 태국이나 대만의 음료가게나 카페보다는 한국의 카페가 설비가 잘 갖추어져 있습니다.
그 중에서도 인상적인건, 개인카페임에도 저렇게 키오스크, 즉 기계로 직접 주문을 하는 시스템이 있는 곳들이 많았습니다. 아무래도 인건비를 조금이라도 아끼려고 그러는 것이겠죠. 하지만 태국에서도 그렇고, 대만도 마찬가지이고, 당연히 지금 제가 운영하는 이런 시골카페에서는 저런 키오스크를 도입하기도 비용이 많이 들어갑니다. 그래서 저는 그냥 가장 기본적인 엑셀을 사용합니다.
제가 나름 혼자서 시스템을 만들때,
1. 주문접수와 동시에 기록 (주문따로 기록따로 2번 일을 하는 비효율 개선)
2. 카운터에서 주문접수와 동시에 주방에서 모니터가능 (일일이 주방에 통보하는 비효율개선 및 전달오류 사전예방)
정도를 먼저 고려했습니다. 저의 카페는 카운터와 주방이 분리가 되어 있거든요. 그래서 엑셀 을 클라우드에 연결해서 주방의 태블렛에서 실시간으로 볼 수 있게 해 두었습니다.
일일이 타이핑을 하지 않고, 복사-붙여넣기 하도록 템플릿을 구성해서 손님이 주문하면 복사-붙여넣기 한 뒤 수량만 타이핑을 하도록 엑셀을 구성했습니다.
그리고 손님에게서 받은 주문 데이터로 매출일별/월별통계그래프로도 바로 연동되게 해 두었고 , 아래사진처럼 음료별통계그래프로도 연결되도록 서식을 만들어 두었습니다.
단, 한번의 입력만으로 전체 필요한 데이터에 기입이 되도록 서식을 만들어 두었습니다.
인터넷상에 보니까, 이런 통계관리를 위해서 프로그램을 구입해서 사용하라고 하는데, 사실 그런것도 비용이거든요. 초기투자비용을 좀 줄이려고 엑셀을 사용했습니다.
카운터에서 붙여넣기 한번으로 주방에서도 태블릿으로 볼 수 있고, 각종 데이터에 입력이 될 수 있도록 만들어 두었는데요. 뭐 당연히 프로그램 구입해서 사용하면 이런 엑셀보다 더 다양한 기능들이 있겠지만, 엑셀로도 저같은 규모로 운영하는 자영업자에게 충분한 자료를 그것도 추가입력 없이 관리가 가능합니다.
또, 인터넷에 무료로 제공해 주는 카페용 회계자료들이 있어 그걸 이용하니까 전체자금도 볼 수 있습니다.
이 말씀을 드리는 이유는, 처음 뭘 할 때 너무 장비빨 세우는 사람들이 있듯이, 처음 뭘 할 때는 굳이 너무 비싼거, 굳이 새제품 사용하지 않고 저렴하게 시작할 수도 있습니다. 나중에 가게가 너무 잘 되어서 지금 설비나 시스템으로 운영이 안 될때 업그레이드 하는건 정말 행복한 순간이거든요. 자영업 70~80%가 1년내에 폐업을 한다는 마당에 말이죠.
취미도 마찬가지입니다. 달리기 한다고 결심하고 신발 비싼거, 등산취미 하겠다며 옷이며, 가방이며 비싼거 먼저 구입할 필요가 없습니다. 제가 등산해보니 한국에서는 겨울철 말고는 그렇게 비싼 등산복이 필요할 이유가 없더군요. 반나절, 하루 등산하면서 등산화 없다고 못 올라갈 이유도 없습니다. (비싼 장비가 안 좋다는 이야기가 아닙니다)
달리기, 등산이야기가 나온김에… 정말 무섭고 대단한 사람은 일년에 한두번 먼거리, 지리산 한라산 등산하는 사람이 아니라 매일같이 집 뒷동산 아침에 오르거나 집주변을 아침에 조금이라도 달리는 사람이더군요.
혹시라도 카페를 운영해야하는데, 초기투자비용을 절약하고 싶은 분들을 위해 조그만 팁을 준비해 보았습니다.
*그리고 여기 시골카페는 사람과 사람의 대면인정도 중요해서 기계로 주문받지 않는 면도 있습니다.